حسابداری تعهدی چیست؟
اگر به دنبال روشی کارآمد برای مدیریت مالی کسب‌وکار خود هستید، حسابداری تعهدی یکی از اصولی‌ترین روش‌ها برای ثبت و تحلیل تراکنش‌های مالی است. این روش، برخلاف حسابداری نقدی، درآمدها و هزینه‌ها را در لحظه وقوع معامله ثبت می‌کند، حتی اگر وجه نقد هنوز جابه‌جا نشده باشد.
در این مقاله، ابتدا تعریف و تفاوت‌های حسابداری تعهدی و نقدی را بررسی می‌کنیم، سپس مزایا، معایب و انواع حساب‌های تعهدی را توضیح خواهیم داد.
اگر شما هم بعد از خرید نرم‌افزار حسابداری به دنبال یادگیری یک روش حسابداری مناسب برای مدیریت دقیق‌تر امور مالی خود هستید، تا انتها همراه ما باشید.
تعریف حسابداری تعهدی
حسابداری تعهدی یک روش حسابداری است که در آن درآمدها و هزینه‌ها در زمان وقوع ثبت می‌شوند، نه زمانی که پول نقد دریافت یا پرداخت شود. یعنی اگر یک شرکت محصول یا خدماتی بفروشد اما هنوز پولش را دریافت نکرده باشد، این فروش در همان لحظه در گزارش مالی ثبت می‌شود.
همین‌طور اگر هزینه‌ای برای شرکت ایجاد شود، حتی اگر هنوز پرداختی انجام نشده باشد، باز هم در حساب‌ها لحاظ می‌شود. این روش باعث می‌شود گزارش‌های مالی تصویر واقعی‌تری از عملکرد مالی شرکت ارائه دهند، چون تمام معاملات، حتی آن‌هایی که هنوز نقد نشده‌اند، در نظر گرفته می‌شوند.
تفاوت حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی
دو روش رایج برای ثبت درآمدها و هزینه‌ها، حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی هستند. هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند و بسته به نوع کسب‌وکار، یکی از آن‌ها مناسب‌تر خواهد بود. در ادامه، تفاوت‌های اصلی این دو روش را بررسی می‌کنیم:
زمان ثبت معاملات
در حسابداری نقدی درآمدها فقط زمانی ثبت می‌شوند که پول نقد دریافت شود و هزینه‌ها زمانی ثبت می‌شوند که پول پرداخت شود. به عبارت دیگر، اگر شرکتی فروش داشته باشد اما هنوز پولی دریافت نکرده باشد، آن درآمد تا زمان دریافت وجه ثبت نمی‌شود.
اما در روش تعهدی درآمدها و هزینه‌ها در لحظه وقوع معامله ثبت می‌شوند، فارغ از اینکه پول نقد جابه‌جا شده باشد یا نه. مثلا اگر شرکتی کالایی بفروشد اما هنوز پولش را نگرفته باشد، درآمد فروش همان لحظه در حساب‌ها ثبت می‌شود، حتی اگر دریافت وجه به ماه‌های بعد موکول شود.
دقت در نمایش وضعیت مالی
حسابداری نقدی نقدینگی واقعی را نشان می‌دهد اما ممکن است تصویر دقیقی از عملکرد مالی کسب‌وکار ارائه ندهد. مثلا شرکتی ممکن است فروش بالایی داشته باشد ولی تا زمانی که پول نقد دریافت نکند، در صورت‌های مالی سودی نمایش داده نشود.
این در حالی است که حسابداری تعهدی باعث می‌شود گزارش‌های مالی واقعی‌تر و دقیق‌تر باشند، زیرا درآمدها و هزینه‌ها به دوره‌ای که به آن مربوط هستند، نسبت داده می‌شوند.
کاربرد در کسب‌وکارهای مختلف
حسابداری نقدی برای کسب‌وکارهای کوچک و مشاغلی که معاملات آن‌ها نقدی است، مناسب‌تر است. مثلا یک مغازه‌دار که پرداخت‌های نقدی دارد، می‌تواند به راحتی از این روش استفاده کند، زیرا نیاز به ثبت معاملات اعتباری ندارد.
ولی حسابداری تعهدی بیشتر برای شرکت‌های بزرگ، سازمان‌های دولتی و کسب‌وکارهایی که معاملات اعتباری دارند، استفاده می‌شود. مثلا اگر یک شرکت پروژه‌ای را انجام دهد و مشتری هزینه را چند ماه بعد پرداخت کند، روش تعهدی باعث می‌شود درآمد در زمان مناسب شناسایی شود.
مزیت های حسابداری تعهدی
همانطور که در مفهوم کلی حسابداری تعهدی گفتیم، این روش یکی از دقیق‌ترین روش‌های ثبت معاملات مالی است که به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند تا درآمدها و هزینه‌های خود را در زمان وقوع شناسایی کنند.
حسابداری تعهدی باعث افزایش دقت در گزارش‌های مالی، بهبود مدیریت منابع و تسهیل برنامه‌ریزی مالی می‌شود. در ادامه، مهمترین مزیت‌های حسابداری تعهدی را آوردهایم:
- اطلاع از تمام درآمدهای واقعی شرکت
- امکان محاسبه هزینه‌ها، استهلاک و پرداخت‌های ثبت‌شده اما انجام‌نشده
- برنامه‌ریزی مالی دقیق با توجه به سرمایه باقی‌مانده تا پایان سال مالی
- دسترسی سریع به اطلاعات مالی و شناسایی مشکلات پرداختی و دریافتی
- آگاهی لحظه‌ای از بودجه باقی‌مانده سازمان
- برآورد دقیق و سریع قیمت تمام‌شده هر پروژه یا قرارداد
- ثبت اطلاعات مالی منظم و قابل ارائه به حسابرسی دولتی
- امکان مقایسه وضعیت مالی شرکت در دوره‌های زمانی مختلف
- افزایش صحت و اعتبار گزارش‌های مالی
- سهولت در مدیریت مطالبات و بدهی‌ها
- بهبود پاسخ‌گویی و شفافیت مدیریت مالی سازمان
- افزایش بهره‌وری و استفاده بهینه از منابع مالی
- مشخص شدن درآمدها و هزینه‌های واقعی در هر دوره مالی
- ایجاد امکان ارزیابی سازمان بر اساس شاخص‌های مالی
معایب حسابداری تعهدی
با وجود مزایای فراوان، حسابداری تعهدی چالش‌هایی نیز به همراه دارد، به‌ویژه برای کسب‌وکارهای کوچک که منابع مالی و نیروی انسانی محدودی دارند. مهمترین معایب این روش حسابداری مالی عبارتند از:
- پیچیدگی در اجرا در کسب‌وکارهای کوچک با نیروی انسانی محدود
- پرداخت مالیات زودتر از دریافت وجه نقد بابت درآمدهای ثبت‌شده
- نیاز به دانش تخصصی بیشتر برای مدیریت دقیق حساب‌ها
- افزایش هزینه‌های حسابداری به دلیل نیاز به سیستم‌های دقیق‌تر
- احتمال خطای بیشتر به دلیل پیچیدگی در ثبت معاملات اعتباری
- عدم نمایش دقیق وضعیت نقدینگی در لحظه، چون درآمدها و هزینه‌ها صرفاً بر اساس تعهدات ثبت می‌شوند
- افزایش ریسک عدم وصول مطالبات به دلیل ثبت درآمد قبل از دریافت وجه نقد
ویژگی های حسابداری تعهدی
حسابداری تعهدی به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصویری دقیق و شفاف از وضعیت مالی خود داشته باشند. برخلاف روش نقدی که تنها معاملات نقدی را ثبت می‌کند، این روش تمام درآمدها، هزینه‌ها، بدهی‌ها و طلب‌ها را در زمان وقوع شناسایی می‌کند.
به همین دلیل، برای مدیریت بهتر منابع مالی، بودجه‌بندی و تحلیل عملکرد مالی، حسابداری تعهدی گزینه‌ای کارآمد محسوب می‌شود. در ادامه، مهمترین ویژگی‌های روش تعهدی را گفتهایم:
- ثبت درآمدها، هزینه‌ها، بدهی‌ها و طلب‌ها در دوره مالی مربوط به خود
- ارزیابی دقیق عملکرد مالی شرکت بر اساس درآمدها و هزینه‌های واقعی
- بهبود برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی با توجه به اطلاعات مالی شفاف و به‌روز
انواع حساب های تعهدی چیست؟
حساب‌های تعهدی شامل بدهی‌ها و تعهدات مالی یک شرکت یا سازمان هستند که باید در آینده تسویه شوند. این حساب‌ها در حسابداری تعهدی نقش مهمی دارند، زیرا تمام هزینه‌ها و درآمدهای متعهد شده را ثبت می‌کنند، حتی اگر هنوز وجه نقد جابه‌جا نشده باشد.
بسته به ماهیت و مدت‌زمان پرداخت، حساب‌های تعهدی به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند. در ادامه، مهمترین انواع حساب‌های تعهدی را بررسی می‌کنیم:
تعهدات مالی کوتاه‌مدت
تعهدات مالی کوتاه‌مدت شامل بدهی‌هایی مانند حساب‌های پرداختنی، مالیات‌های معوق، حقوق و دستمزد پرداخت‌نشده و هزینه‌های جاری مانند قبوض و هزینه‌های عملیاتی هستند که باید در مدت یک سال یا کمتر پرداخت شوند. این نوع تعهدات، نقدینگی شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهند.
تعهدات مالی بلندمدت
تعهدات مالی بلندمدت یعنی بدهی‌هایی که زمان پرداخت آن‌ها بیش از یک سال است و شامل وام‌های بلندمدت، اجاره‌های مدت‌دار، بدهی‌های تأمین اجتماعی و تعهدات مربوط به اوراق قرضه می‌شود. این نوع تعهدات معمولاً برای تأمین مالی پروژه‌های بزرگ یا سرمایه‌گذاری‌های طولانی‌مدت ایجاد می‌شوند.
پس‌انداز و تعهدات نجات مشتریان
پس‌انداز و تعهدات نجات مشتریان تعهداتی هستند که شرکت در برابر مشتریان خود دارد. این تعهدات مانند ضمانت‌نامه‌های پس از فروش، پیش‌پرداخت‌های دریافتی از مشتریان برای خدمات آینده و سیاست‌های بازپرداخت یا جایگزینی کالا بر میزان اعتماد مشتریان به برند تأثیرگذارند.
تعهدات و تعهدات زیست‌محیطی
منظور از تعهدات و تعهدات زیست‌محیطی هزینه‌هایی است که شرکت به دلیل تعهدات زیست‌محیطی باید بپردازد و شامل بازیافت زباله، پاک‌سازی آلودگی‌های صنعتی، هزینه‌های جابه‌جایی مواد آلاینده و نگهداری از منابع طبیعی می‌شود. این تعهدات در صنایع تولیدی و انرژی اهمیت ویژه‌ای دارند.
تعهدات مالی مستقبلی
تعهدات مالی مستقبلی یعنی بدهی‌هایی مانند هزینه‌های تعمیر و نگهداری تأسیسات، بازنگری قراردادها، هزینه‌های بیمه آتی و هزینه‌های بازسازی زیرساخت‌ها که شرکت در آینده باید پرداخت کند و از قبل برای آن‌ها مبالغی اختصاص داده شده است. این حساب‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا از بحران‌های مالی ناگهانی جلوگیری کنند.
حسابداری تعهدی اصلاح شده چیست؟
حسابداری تعهدی اصلاح‌شده یا مبنای نیمه تعهدی یک روش ترکیبی است که برخی از ویژگی‌های حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی را با هم ادغام می‌کند.
در این روش، درآمدها فقط زمانی شناسایی می‌شوند که در دسترس و قابل اندازه‌گیری باشند، به این معنا که درآمد باید برای تأمین هزینه‌های جاری قابل استفاده بوده و ظرف ۶۰ روز آینده پرداخت شود. از طرف دیگر، مخارج تنها زمانی ثبت می‌شوند که بدهی‌های مربوطه متحمل شده باشند.
این روش با اصول پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP) مطابقت ندارد، به همین دلیل معمولاً در شرکت‌های خصوصی و دولتی کاربرد محدودی دارد. بااین‌حال، برخی از نهادهای عمومی که نیاز به انعطاف‌پذیری بیشتری در گزارشگری مالی دارند، ممکن است از این روش برای ثبت معاملات خود استفاده کنند.
حسابداری تعهدی اصلاح‌شده، تعادلی میان دقت حسابداری تعهدی و سادگی حسابداری نقدی ایجاد می‌کند، اما همچنان برای گزارشگری رسمی و استاندارد مناسب نیست.
سخن نهایی
اگر به دنبال یک روش دقیق و اصولی برای مدیریت مالی کسب‌وکار خود هستید، حسابداری تعهدی بهترین انتخاب خواهد بود. این روش، با ثبت درآمدها و هزینه‌ها در زمان وقوع، تصویر شفافی از عملکرد مالی ارائه می‌دهد و به شما امکان می‌دهد تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرید. اما برای بهره‌گیری از این سیستم به یک ابزار حرفه‌ای نیاز دارید.
نرم‌افزار آساره، با امکانات گسترده‌ای مانند مدیریت یکپارچه حسابداری، کنترل موجودی انبار، مدیریت نقدینگی و گزارش‌گیری پیشرفته، ابزار مناسبی برای کسب‌وکارهایی است که از حسابداری تعهدی استفاده می‌کنند.
با خرید نرم افزار انبارداری و حسابداری آساره، ثبت و پیگیری تراکنش‌ها دقیق‌تر، فرآیندهای مالی خودکارتر و تصمیم‌گیری‌ها آسان‌تر خواهد شد و می‌توانید مدیریت مالی کسب‌وکار خود را کارآمدتر و شفاف‌تر از همیشه انجام دهید.
نوشتن دیدگاه