انبارگردانی چیست؟ آموزش صفر تا صد انبارداری
در دنیای امروز، انبارداری یکی از مهمترین بخش‌های هر کسب‌وکار است که کمک می‌کند کالاها به‌درستی نگهداری، مدیریت و توزیع شوند. شرکت‌ها برای پاسخ سریع به نیاز مشتریان و جلوگیری از کمبود یا مازاد کالا، باید موجودی انبار خود را دقیق کنترل کنند.
انبارگردانی یکی از روش‌های مهم در مدیریت انبار است که به شمارش و بررسی کالاهای موجود می‌پردازد تا از مطابقت آن‌ها با اطلاعات ثبت‌شده اطمینان حاصل شود. امروزه، این فرآیند با استفاده از نرم‌افزارهای پیشرفته و سیستم‌های هوشمند، سریع‌تر و دقیق‌تر از روش‌های سنتی انجام می‌شود.
در ادامه این مقاله، توضیح می‌دهیم که انبارگردانی چیست، چه انواع و اصلاحاتی دارد و چه نکاتی را باید رعایت کنید. پس تا انتها با ما همراه باشید تا بتوانید انبار خود را بهتر مدیریت کنید.
انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی یاStock-taking به معنی بررسی و شمارش موجودی کالاها در انبار برای اطمینان از صحت تعداد و کیفیت آن‌ها است. این کار معمولاً سالی یک‌بار انجام می‌شود، اما برخی شرکت‌ها بسته به نیازشان چند بار در سال آن را اجرا می‌کنند.
هدف از انبارگردانی این است که مطمئن شوید موجودی ثبت‌شده در سیستم با آنچه واقعاً در انبار دارید، مطابقت دارد. در این فرآیند، مواردی مانند برچسب‌گذاری کالاها، کنترل ورود و خروج افراد و پلمب انبار رعایت می‌شود.
انبارگردانی نقش مهمی در کاهش هزینه‌ها، بهبود عملکرد کسب‌وکار و افزایش دقت در مدیریت کالاها دارد. با اجرای درست این فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند بهتر برنامه‌ریزی کرده و از کمبود یا اضافه‌بودن کالاها جلوگیری کنند.
انواع انبارگردانی کدامند؟
انبار گردانی یکی از مهمترین فرآیندها در مدیریت موجودی و کنترل دارایی‌های سازمان است. این فرآیند از طریق روش‌های انبارداری مختلف و بر اساس زمان‌بندی و نحوه شمارش کالاها انجام می‌شود تا از صحت اطلاعات موجودی و بهینه‌سازی عملکرد انبار اطمینان حاصل شود.
انواع انبارگردانی بر اساس فواصل زمانی
انبارگردانی بر اساس زمان‌بندی مشخص به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در بازه‌های مختلف سال، کنترل دقیقی بر موجودی انبار داشته باشند. این دسته‌بندی بر پایه نیازهای عملیاتی و اهداف مالی سازمان انجام می‌شود و به اشکال زیر است:
انبارگردانی سالانه (پایان دوره)
انبارگردانی سالانه در پایان سال مالی انجام می‌شود و برای انتقال موجودی به دوره مالی بعد ضروری است. در این مرحله ارزش واقعی موجودی برای ثبت در ترازنامه و حساب‌های سالانه به‌دست می‌آید.
انبارگردانی میان‌دوره‌ای
انبارگردانی میان‌دوره‌ای در نیمه سال مالی، بر اساس سیاست‌های سازمان صورت می‌گیرد. هدف آن بررسی و ثبت دقیق موجودی انبار است تا مغایرت‌های احتمالی در طول سال شناسایی و اصلاح شوند.
انبارگردانی به‌صورت تصادفی (رندوم)
انبارگردانی رندوم، شمارش موجودی در زمان‌های تصادفی و بدون برنامه‌ریزی قبلی انجام می‌شود. این روش به‌منظور ارزیابی صحت اطلاعات ثبت‌شده و عملکرد کارکنان انبار کاربرد دارد.
انبارگردانی مستمر
انبارگردانی مستمر بهترین روش انبارداری است که به‌طور منظم و بدون نیاز به تعطیلی انبار در بازه‌های زمانی کوتاه، مانند هفتگی، انجام می‌شود. این نوع انبارگردانی به کاهش احتمال بروز خطا و بهبود کنترل موجودی کمک می‌کند.
انبارگردانی چه مزایایی دارد؟
انبارگردانی نقش کلیدی در موفقیت و عملکرد مؤثر هر سازمان دارد. این فرآیند نه‌تنها باعث بهینه‌سازی مدیریت موجودی و کاهش خطاهای عملیاتی می‌شود، بلکه با ایجاد نظم و هماهنگی در انبار، نقش مهمی در بهبود عملکرد زنجیره تأمین ایفا می‌کند.
در ادامه، برخی از مهمترین مزایای انبارگردانی را گفته ایم:
• اطمینان از صحت ارقام موجود در صورت‌حساب‌های مالی
• تطبیق موجودی واقعی کالاها با اطلاعات ثبت‌شده در سیستم مالی
• کاهش خطاهای انسانی و پرسنلی از طریق بررسی عملکرد حسابداران و انبارداران
• جداسازی ضایعات و کالاهای غیرقابل مصرف و برقراری نظم در انبار
• جلوگیری از تجمیع بیش‌ازحد کالا و کاهش زیان ناشی از فساد کالاهای دارای تاریخ انقضا
• بهبود کارایی عملیات انبار با کاهش زمان جستجوی کالاها
• شناسایی سریع مغایرت‌ها و خطاهای موجودی برای واکنش به‌موقع
• پیش‌بینی بهتر نیازهای مشتریان و برنامه‌ریزی مؤثر برای تأمین و توزیع
• بهبود عملکرد زنجیره تأمین از طریق مدیریت دقیق موجودی‌ها
• کاهش اختلالات و اشتباهات در فرآیندهای انبار و حسابداری
دفعات شمارش کالا در انبارگردانی چگونه است؟
در فرآیند انبارگردانی، سرشماری کالا بسیار مهم است تا موجودی واقعی انبار با اطلاعات ثبت‌شده مطابقت داشته باشد.
برای جلوگیری از خطا و اطمینان از صحت موجودی فرم انبارگردانی، این شمارش معمولاً چند بار تکرار می‌شود تا هرگونه مغایرت به‌درستی شناسایی و برطرف شود:
یک بار شمارشی
در این روش، موجودی کالاها یک‌بار شمارش می‌شود. اگر بین موجودی ثبت‌شده و شمارش‌شده مغایرتی وجود داشته باشد، سندهای لازم برای اصلاح ثبت می‌شوند و در غیر این صورت، گزارش صحت موجودی صادر می‌گردد.
دو بار شمارشی
در انبارگردانی دو شمارشی موجودی کالاها در دو مرحله شمارش می‌شود. شمارش دوم به‌عنوان مبنا در نظر گرفته می‌شود و در صورت وجود اختلاف با ثبتهای اولیه، اصلاحات لازم انجام خواهد شد.
سه بار شمارشی
در انبارگردانی سه شمارشی، سه مرتبه شمارش صورت می‌گیرد و نتایج شمارش سوم معیار نهایی ثبت انبارگردانی و اصلاحات خواهد بود. این شیوه برای انبارهایی با کالاهای حساس یا ارزشمند مناسب است.
نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال
انبارگردانی در پایان هر سال یکی از مهمترین فرآیندها برای سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا موجودی‌های واقعی خود را با اطلاعات ثبت‌شده در سیستم‌های مالی و حسابداری تطبیق دهند.
انبارگردانی پایان سال، تأثیر مستقیمی بر سیاست‌های بلندمدت شرکت‌ها دارد و نقش کلیدی در برنامه‌ریزی‌های آینده مانند خرید، فروش، تخصیص اعتبار و تهیه صورت‌های مالی ایفا می‌کند.
انجام صحیح این فرآیند، نیازمند رعایت نکات مهمی است که در سه مرحله قبل از شمارش کالا، حین شمارش کالا و پس از شمارش کالا قرار می‌گیرند:
نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال قبل از شمارش کالا
• انتخاب یک فرد مسئول به‌عنوان هماهنگ‌کننده انبارگردانی و بررسی دستورالعمل انبارگردانی تهیه‌شده توسط او
• اطلاع‌رسانی به مسئولین شرکت و موسسه انبارگردانی سازمان حسابرسی در صورت بروز هرگونه اشکال در فرآیند
• مشخص کردن روزها و ساعات دقیق شمارش و تشکیل گروه‌های شمارش
• آماده‌سازی برگه‌های شمارش در دو نسخه شماره‌گذاری شده و گزارش آخرین مدارک ثبت گردش موجودی
• بررسی و کنترل مشخصات و تعداد اجناس موجود در بخش دریافت کالا و تهیه گزارش موجودی‌های دریافت‌شده
• اطمینان از صدور فاکتورهای لازم پیش از شروع عملیات شمارش
نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال حین شمارش کالا
• انجام سرشماری کالا توسط گروه‌های دو نفره برای افزایش دقت و کاهش خطا
• استفاده از وسایل اندازه‌گیری اصولی و متناسب با نوع کالاها
• انجام شمارش ترجیحاً به‌صورت دوبار برای جلوگیری از مغایرت‌ها
• شمارش ردیفی کالاها و علامت‌گذاری آن‌ها برای جلوگیری از شمارش‌های تکراری
• ثبت دقیق موجودی‌های معیوب، فاسد، کم‌مصرف و غیر‌استاندارد و ارائه به مسئول حسابداری
• تأیید و امضای برگه‌های شمارش توسط تمامی اعضای گروه‌های شمارشگر و حسابرسان در هنگام انبارگردانی
نکات مهم انبارگردانی در پایان هر سال پس از شمارش کالا
• تحویل کلیه برگه‌های شمارش (شامل برگه‌های استفاده‌شده، باطل‌شده و استفاده‌نشده) به هماهنگ‌کننده موجودی‌برداری
• بررسی نتایج شمارش برای شناسایی مغایرت‌های احتمالی و انجام شمارش دوباره در صورت وجود اختلاف
• اصلاح هرگونه مغایرت موجودی با نظارت و تأیید حسابرسان و هماهنگ‌کننده انبارگردانی
• مقایسه نتایج شمارش با مدارک دائمی و ثبتهای حسابداری انبار در دفاتر مالی
• امضای نهایی برگه‌های شمارش و صورت‌جلسه‌ها توسط گروه‌های شمارشگر، حسابرسان و هماهنگ‌کننده
• ارسال یک نسخه از مدارک نهایی و لیست انبارگردانی به حسابرسان برای ثبت در نرم‌افزار حسابداری انبار
رعایت این نکات، دقت فرآیند انبارگردانی را افزایش می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با اطمینان کامل به استقبال سال مالی جدید بروند.
تگ انبارگردانی چیست؟
تگ انبارگردانی یا برچسب انبارگردانی (Inventory Tag) برگه یا علامتی است که به هر کالا یا ماده موجود در انبار اختصاص داده می‌شود. این تگ‌ها حاوی اطلاعاتی مانند کد یا شناسه کالا، نام کالا، واحد اندازه‌گیری، تاریخ دریافت یا تولید، تاریخ انقضا و سایر جزئیات مرتبط هستند.
اطلاعات موجود روی تگ‌ها می‌توانند به‌صورت بارکد، شماره سریال، RFID،QR کد یا متن ساده نمایش داده شوند. استفاده از تگ‌های انبارگردانی به شناسایی، دسته‌بندی و ردیابی آسان‌تر کالاها کمک می‌کنند و باعث بهبود دقت و سرعت در فرآیند انبارگردانی می‌شود.
این برچسب‌ها همچنین از تکرار شمارش و نادیده گرفتن کالاها جلوگیری می‌کنند و نقش مهمی در کاهش خطاهای انبارگردانی دارند.
نمونه فرم انبارگردانی
فرم‌های انبارگردانی نقش مهمی در ثبت، کنترل و مدیریت موجودی کالاها در انبار دارند. این فرم‌ها بسته به نوع سازمان، سیستم مدیریت انبار و قوانین داخلی هر مجموعه می‌توانند متفاوت باشند و معمولاً بر اساس نیازهای خاص هر سازمان طراحی و سفارشی‌سازی می‌شوند.
هدف اصلی استفاده از این فرم‌ها، ثبت دقیق اطلاعات کالاها و بهبود فرآیندهای انبارگردانی است. در ادامه یک نمونه لیست موجودی انبار و انبارگردانی را گذاشته‌ایم:
هدف شرکت ها از انبارگردانی چیست؟
انبارگردانی برای شرکت‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا موجودی کالا بخش عمده‌ای از دارایی‌های جاری آن‌ها را تشکیل می‌دهد. هدف اصلی این فرآیند، ایجاد هماهنگی بین تولید و تقاضا و اطمینان از ثبت دقیق و صحیح اطلاعات مالی است.
اصلیترین مزایای حیاتی انبارگردانی برای کسب‌وکارها این است که حسابرسی انبارگردانی به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با کاهش هزینه‌ها و شناسایی مغایرت‌ها، عملکرد بهینه‌تری داشته باشند. مهمترین اهداف شرکت‌ها از انبارگردانی به قرار زیر است:
• جلوگیری از ثبت سفارشات تکراری
• ایجاد هماهنگی و کاهش خطاهای کارکنان
• بهبود کارایی، عملکرد و خدمات‌رسانی به مشتریان
• اطلاع و جداسازی کالاهای معیوب از محصولات سالم
• ارزیابی موجودی‌ها در پایان سال برای ثبت صحیح اطلاعات مالی
• پیگیری و اعتبارسنجی موجودی‌های فیزیکی و تطابق آن‌ها با اطلاعات مالی
• شناسایی اختلافات و مغایرت‌های احتمالی بین موجودی‌ها و اسناد حسابداری
• کنترل مالی موجودی‌ها برای انعکاس ارقام دقیق دارایی‌ها در صورت‌های مالی
• تشخیص نقاط ضعف در فرآیندهای خرید، مصرف و فروش موجودی‌ها
• کاهش هزینه‌های مرتبط با موجودی اضافی یا کمبود موجودی
• جلوگیری از سوءاستفاده‌ها و سرقت‌های احتمالی
• استفاده بهینه از تجهیزات و نرم‌افزارهای انبارگردانی برای دقت بیشتر
اصطلاحات انبارگردانی
در فرآیند انبارگردانی، بخصوص زمانی که به دنبال آموزش انبارداری هستید، استفاده از اصطلاحات تخصصی اهمیت زیادی دارد، زیرا این اصطلاحات به درک بهتر فرآیندها و انجام دقیق عملیات انبار کمک می‌کنند.
شناخت این اصطلاحات به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا موجودی‌ها را به‌درستی ثبت، مدیریت و کنترل کنند و فرآیندهای انبارگردانی را با کمترین خطا و بیشترین کارایی انجام دهند. در ادامه، مهمترین اصطلاحات انبارگردانی را آوردهایم:
انبار
مکانی برای نگهداری کالاها و مواد که متناسب با ویژگی‌های آن‌ها انتخاب می‌شود. انبارها می‌توانند سرپوشیده، نیمه‌پوشیده یا روباز باشند.
انبارداری
فرآیند دریافت، نگهداری و توزیع کالاها در انبار، که با استفاده از نرم‌افزارها و فناوری‌های مختلف انجام می‌شود تا هزینه و زمان کاهش یابد.
انبارگردانی
سنجش و شمارش موجودی واقعی کالاها در پایان دوره مالی یا در زمان‌های مشخص به‌منظور تطبیق با اطلاعات ثبت‌شده.
موجودی
دارایی‌های سازمان که برای مصرف، فروش یا تولید نگهداری می‌شوند و بخش عمده‌ای از دارایی‌های جاری شرکت را تشکیل می‌دهند.
کارت موجودی انبار
برگه‌ای برای ثبت تمام اطلاعات مرتبط با نقل و انتقال کالاها. این اطلاعات در فرم‌های نرم‌افزاری یا اکسل برای بررسی‌های بعدی ثبت می‌شوند.
کارت حساب انبار
کارتی حاوی قیمت کالاهای موجود در انبار به همراه مقادیر فیزیکی آن‌ها که برای مدیریت ارزش موجودی استفاده می‌شود.
کاردکس انبار
سندی شامل اطلاعات مربوط به زمان ورود و خروج، مقادیر، محل نگهداری و تغییرات صورت‌گرفته بر روی کالاهای موجود در انبار.
کارت شناسایی کالا
کارتی که در کنار قفسه‌ها نصب می‌شود و شامل اطلاعاتی مانند نام کالا، کد شناسایی و مشخصات مربوط به محصولات موجود در قفسه است.
تگ انبارگردانی
برچسبی که تعداد هر محصول را در گروه‌ها مشخص می‌کند و برای سهولت در شمارش و جلوگیری از شمارش تکراری استفاده می‌شود. این تگ‌ها شامل اطلاعاتی مانند کد کالا، نام کالا و مسئول شمارش هستند.
کدگذاری کالا
فرآیندی برای اختصاص یک کد یکتا به هر کالا به‌منظور شناسایی سریع و آسان، که شامل اطلاعاتی مانند نام کالا، موجودی و قیمت است.
برگ درخواست جنس از انبار
فرمی که شامل مشخصات محصولات موردنیاز است و توسط واحدهای مختلف سازمان برای دریافت کالا از انبار تکمیل می‌شود.
حواله انبار
سندی که توسط انباردار به متقاضی کالا تحویل داده می‌شود و نوع، مقدار و سایر اطلاعات مرتبط با اقلام تحویلی در آن ثبت می‌شود.
دفتر انبار چیست؟
دفتر انبار سندی مهم در فرآیند انبارداری است که برای ثبت اطلاعات مربوط به موجودی کالاها، ورود و خروج آن‌ها، محل نگهداری و سایر جزئیات مرتبط با مدیریت انبار استفاده می‌شود. این دفتر به مدیران و کارکنان انبار کمک می‌کند تا موجودی کالاها را به‌درستی مدیریت کرده و از بروز نقصان یا ضایعات جلوگیری کنند.
اطلاعاتی مانند نام کالا، تعداد موجودی، تاریخ ورود و خروج و شماره انبار در این دفتر ثبت می‌شود. اگرچه با پیشرفت فناوری و استفاده از سیستم‌های یکپارچه انبارداری، استفاده از دفتر انبار کاهش یافته است، اما همچنان در برخی موارد خاص کاربرد دارد.
آموزش دفتر انبار برای کارکنان انبار ضروری است تا بتوانند اطلاعات را به‌درستی ثبت و به‌روز کنند و دقت در مدیریت موجودی را افزایش دهند.
تفاوت انبارداری و انبارگردانی
انبارداری و انبارگردانی دو مفهوم متفاوت هستند که هرکدام نقش مهمی در مدیریت انبار ایفا می‌کنند. انبارداری به فرآیند دریافت، نگهداری و توزیع کالاها در شرایط ایده‌آل گفته می‌شود. هدف اصلی انبارداری این است که کالاها با کمترین هزینه، بیشترین امنیت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن نگهداری شوند.
مسئولیت‌های یک انباردار شامل ایجاد نظم در انبار، محافظت از کالاها و تضمین دسترسی سریع و ایمن به موجودی‌ها است.
در مقابل، انبارگردانی به فرآیند شمارش و ثبت دقیق موجودی‌های انبار اشاره دارد. این فرآیند معمولاً در پایان دوره مالی، در طول سال یا هنگام نیاز انجام می‌شود تا مقدار واقعی کالاها و ارزش موجودی انبار مشخص شود.
انبارگردانی کمک می‌کند تا مغایرت‌های احتمالی بین موجودی فیزیکی و اطلاعات ثبت‌شده شناسایی و برطرف شوند. در واقع، انبارگردانی بیشتر بر کنترل و گزارش‌گیری از موجودی‌ها تمرکز دارد، در حالی که انبارداری بر نگهداری و مدیریت روزانه کالاها تأکید می‌کند.
جمع بندی
انبارگردانی یکی از فرآیندهای حیاتی برای کنترل موجودی و بهینه‌سازی عملکرد سازمان‌ها است. این فرآیند به بررسی و تطبیق موجودی واقعی انبار با اطلاعات ثبت‌شده در سیستم‌ها می‌پردازد و نقش مهمی در کاهش هزینه‌ها و جلوگیری از کمبود یا مازاد موجودی دارد.
از سوی دیگر، انبارداری در حسابداری به ثبت و کنترل دقیق تراکنش‌های مرتبط با کالاها کمک می‌کند و تضمین می‌کند که داده‌های مالی به‌روز و قابل‌اعتماد باقی بمانند. در کنار این فرآیندها، مدیریت اصولی انبار برای موفقیت هر کسب‌وکار ضروری است.
با توجه به اهمیت این فرآیندها، استفاده از ابزارهای پیشرفته می‌تواند دقت و سرعت عملیات انبار را به‌طور قابل‌توجهی افزایش دهد.
در این راستا، نرم‌افزار انبارداری حسابداری آساره با ارائه امکاناتی نظیر مدیریت هوشمند انبارداری، کنترل دقیق موجودی، هشدارهای هوشمند، ثبت تراکنش‌های مالی و مدیریت چندین انبار، راهکاری جامع برای کسب‌وکارها فراهم می‌کند.
با نرم‌افزار آساره، فرآیندهای انبارداری فروشگاه و حسابداری شما به‌صورت خودکار و دقیق مدیریت می‌شود و با اتصال یکپارچه میان این بخش‌ها، دقت، سرعت و بهره‌وری کسب‌وکار شما به حداکثر خواهد رسید.
نوشتن دیدگاه