تنخواه گردان حسابداری چیست؟
در هر شرکت یا سازمان، هزینه‌های روزمره‌ای وجود دارد که نیاز به پرداخت سریع و بدون درگیری با فرآیندهای پیچیده اداری دارند. برای مدیریت بهتر این مخارج، از تنخواه گردان حسابداری استفاده می‌شود؛ مبلغی مشخص که در اختیار فردی معتمد قرار می‌گیرد تا خریدهای جزئی و ضروری را انجام دهد.
اما تنها اختصاص دادن این مبلغ کافی نیست. ثبت دقیق هزینه‌ها، مستندسازی و رعایت اصول مالی، نقش مهمی در شفافیت حساب‌ها دارد. اهمیت این موضوع زمانی بیشتر می‌شود که بدانید حسابرسی چیست و چرا در پایان هر دوره مالی، بررسی کامل اسناد و مطابقت پرداخت‌ها با مقررات ضروری است.
مدیریت صحیح تنخواه می‌تواند از بروز خطا و سوءاستفاده جلوگیری کند. در ادامه با ما همراه باشید تا انواع تنخواه گردان، روش‌های ثبت آن و راهکارهای هوشمند نرم‌افزاری برای ساده‌تر کردن این فرایند را با هم بررسی کنیم.
تنخواه چیست؟
تنخواه یکی از مفاهیم کاربردی در انواع حسابداری است که باید آن را خوب بشناسید. وقتی شرکت یا سازمانی برای پرداخت هزینه‌های کوچک و روزمره نیاز به سرعت عمل دارد، مبلغی مشخص را به یکی از کارکنان مطمئن خود می‌سپارد. این مبلغ تنخواه نام دارد و برای خرید اقلام ضروری یا پرداخت خدمات فوری استفاده می‌شود.
فردی که این وجه را دریافت می‌کند، موظف است همه هزینه‌ها را با فاکتور ثبت و در موعد مقرر به تیم مالی گزارش دهد. در پایان دوره، تمام مخارج بررسی می‌شود تا اطمینان حاصل شود مبلغ خرج‌شده با حساب تنخواه مطابقت دارد و هیچ مغایرتی وجود ندارد. باقی‌مانده وجه نیز به صندوق شرکت بازمی‌گردد.
تنخواه باعث می‌شود روند خریدهای روزانه ساده‌تر و سریع‌تر پیش برود، بدون آن‌که لازم باشد برای هر پرداخت کوچک، فرایندهای زمان‌بر اداری طی شود.
انواع تنخواه گردان
در بسیاری از شرکت‌ها، برای مدیریت بهتر هزینه‌های روزمره، فردی مسئول رسیدگی به پرداخت‌های کوچک می‌شود که به او تنخواه‌دار می‌گویند. با توجه به سیاست‌های مالی هر سازمان، مدل‌های مختلفی از تنخواه‌گردانی تعریف می‌شود تا هم شفافیت در هزینه‌ها حفظ شود و هم روند خریدها سریع‌تر انجام شود.
شناخت این انواع به شما کمک می‌کند درک بهتری از نحوه مدیریت مبالغ تنخواه داشته باشید و بدانید هر مدل در چه شرایطی کاربرد دارد:
تنخواه گردان ثابت
در روش تنخواه ثابت، فرد تنخواه‌دار در ابتدای هر ماه مبلغ معینی را دریافت می‌کند تا برای خریدهای مرتبط با نیازهای شرکت خرج کند. تمامی پرداخت‌ها باید به همراه فاکتورهای قانونی ثبت شده و در پایان دوره به تیم حسابداری تحویل داده شوند. مهم‌ترین نکته این است که از این مبلغ نباید برای هزینه‌های شخصی استفاده شود.
تنخواه گردان متغیر
در این روش مبلغی متناسب با سقف بودجه تعیین‌شده در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. او باید تمامی پرداخت‌ها را مستندسازی کند و در پایان دوره، مبلغ خرج‌شده و باقی‌مانده را به همراه اسناد هزینه به حسابداری ارائه دهد. این مدل، انعطاف بیشتری برای مدیریت مخارج شرکت فراهم می‌کند.
ثبت تنخواه گردان
برای مدیریت تنخواه در شرکت‌ها، ثبت دقیق و اصولی آن ضروری است. هر پرداخت، بازپرداخت یا هزینه‌ای باید به‌گونه‌ای ثبت شود که حساب تنخواه همیشه شفاف و آماده بررسی باشد. بسته به روش مدیریت، ثبت‌ها به دو شکل اصلی انجام می‌گیرند.
ثبت تنخواه گردان موقت (متغیر)
در این روش، مبلغی به‌طور موقت و برای مدت کوتاه به تنخواه‌دار داده می‌شود. ابتدا مبلغ پرداختی در حساب‌ها ثبت می‌شود تا مشخص باشد چه مقدار وجه در اختیار او قرار گرفته است. سپس هر هزینه‌ای که انجام می‌دهد، با ارائه اسناد، به‌عنوان ثبت هزینه تنخواه گردان وارد سیستم می‌شود.
در پایان، زمانی که موجودی تنخواه کاهش یافت، باید مبلغ مصرف‌شده مجدداً به حساب تنخواه اضافه گردد که این کار با عنوان ترمیم تنخواه گردان شناخته می‌شود.
ثبت تنخواه گردان دائم (ثابت)
در این حالت، مبلغ مشخصی به‌صورت دوره‌ای در اختیار تنخواه‌دار قرار دارد. تمام مخارج به‌محض انجام، به حساب هزینه‌ها منتقل می‌شود و همزمان بانک به عنوان بستانکار ثبت می‌شود.
در پایان دوره، باقی‌مانده مبلغ یا به شرکت بازگردانده می‌شود یا بر اساس سیاست مالی، برای دوره بعدی در نظر گرفته می‌شود. اگر لازم باشد مبلغ موجود افزایش یا کاهش یابد، این کار در قالب ترمیم حساب تنخواه گردان ثبت خواهد شد.
در تمام روش‌ها، اولین قدم ثبت تنخواه است؛ یعنی زمانی که مبلغ اولیه به حساب تنخواه منتقل می‌شود تا تمام تراکنش‌ها از همین نقطه آغاز شوند.
نکات مهم برای افتتاح حساب تنخواه
قبل از اینکه تنخواه به کسی سپرده شود، رعایت چند نکته مهم برای افتتاح حساب تنخواه گردان ضروری است. این کار باعث می‌شود پرداخت‌ها دقیق، امن و قابل پیگیری باشند:
- حتماً صلاحیت فردی که قرار است تنخواه‌دار شود بررسی و تایید شود.
- مبلغ حساب تنخواه باید توسط هیئت مدیره مشخص و یکجا پرداخت شود.
- موقع پرداخت، رسید معتبر از تنخواه‌دار دریافت شود.
- تنخواه‌دار باید برای تمام مخارج، فاکتور یا قبض ارائه کند.
- همه اسناد و مدارک هزینه‌ها باید درست و مرتب نگهداری شوند.
- امکان دارد شرکت برای اطمینان بیشتر، چک یا سفته به‌عنوان ضمانت بگیرد.
- ثبت هزینه‌ها فقط زمانی انجام شود که فاکتورها و مدارک کامل ارائه شده باشند.
- تمام فاکتورها باید تایید شوند و با رسید انبار تطبیق داده شوند.
- فاکتورها باید به ترتیب تاریخ مرتب و با توضیحات کامل در قالب روکش تنخواه تحویل داده شوند.
- همه فاکتورهای ارائه شده باید با روکش تنخواه مطابقت داشته باشند.
- هزینه‌های بدون فاکتور باید در فرم مخصوص با اطلاعات دقیق نوشته شوند.
- فرم‌های ناقص یا مخدوش نباید پذیرفته شوند.
- برای هزینه‌های بدون فاکتور، تایید مقام مسئول لازم است.
- محاسبات فاکتورها باید دوباره بررسی شود.
- در پایان دوره مالی، لازم است با تسویه هزینه‌ها و بازگرداندن باقی‌مانده وجه، کار بستن حساب تنخواه گردان انجام شود.
نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری
برای ثبت دقیق هزینه‌ها و جلوگیری از بروز مغایرت‌های مالی، استفاده از فرم‌های استاندارد ضروری است. فرم تنخواه گردان حسابداری به شما کمک می‌کند تا تمامی پرداخت‌ها، فاکتورها و اسناد مرتبط را به‌صورت منظم ثبت و مستندسازی کنید. در ادامه می‌توانید نمونه این فرم‌ها را مشاهده کنید:
رسید تنخواه و اسناد تنخواه گردان
در فرایند مدیریت هزینه‌ها، ثبت و ارائه رسید تنخواه اهمیت ویژه‌ای دارد. این رسید، مدرکی است که توسط تنخواه‌دار به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود یا در نرم افزار حسابداری ثبت می‌شود و جزئیات دقیقی از مبلغ خرج‌شده، تاریخ هزینه و طرف مقابل پرداخت را نشان می‌دهد.
در این رسید، مبلغ باید هم به عدد و هم به حروف ذکر شود و امضای تنخواه‌دار و مدیر حسابداری نیز الزامی است. گاهی برای رسمی بودن رسید، اطلاعاتی مانند شناسه اقتصادی، کد ملی و شماره فاکتور نیز اضافه می‌شود.
در صورتی که رسید ناقص، مخدوش یا پاره باشد، اعتبار نخواهد داشت. همه این موارد بخشی از مجموعه اسناد تنخواه گردان هستند که برای کنترل و تایید هزینه‌ها قبل و بعد از پرداخت بررسی و بایگانی می‌شوند. رعایت دقیق این اصول باعث می‌شود تمام مخارج شرکت شفاف و قابل پیگیری باشد.
اهداف تنخواه گردان حسابداری
استفاده از تنخواه گردان در حسابداری تنها برای پرداخت‌های کوچک نیست، بلکه اهداف مهم‌تری را نیز دنبال می‌کند که به نظم مالی و شفافیت کمک می‌کند. در ادامه با این اهداف آشنا شوید تا نقش آن را در بهبود مدیریت مالی شرکت بهتر درک کنید:
- پرداخت هزینه‌های روزمره را سریع و بدون نیاز به تشریفات اداری انجام دهید.
- در شرایط اضطراری، بدون دسترسی به بانک، هزینه‌های ضروری را به‌موقع پرداخت کنید.
- حجم عملیات پرداخت را کاهش داده و ثبت‌های حسابداری را ساده‌تر کنید.
- با کاهش فرآیندهای پیچیده مالی، زمان و انرژی تیم حسابداری را صرفه‌جویی کنید.
- وجوه نقد شرکت را برای مخارج جزئی به‌طور دقیق مدیریت و کنترل کنید.
- از بروز مغایرت در حساب‌ها جلوگیری کرده و مسیر هزینه‌ها را شفاف سازید.
- تمامی فاکتورها و مخارج را به درستی ثبت کنید تا اطلاعات کامل در ترازنامه مالیاتی شرکتی منعکس شود.
- با ثبت دقیق اسناد تنخواه، امکان پیگیری تمامی هزینه‌ها را فراهم کنید.
- فرایند بستن حساب تنخواه را با اسناد کامل و بدون نقص انجام دهید تا مغایرتی در پایان دوره باقی نماند.
تفاوت صندوق و تنخواه گردان در حسابداری
در نگاه اول، صندوق و تنخواه گردان هر دو برای مدیریت وجوه نقد شرکت به کار می‌روند، اما تفاوت‌های مهمی دارند که باید به آن‌ها توجه کنید. صندوق معمولاً در اختیار فردی قرار دارد که مسئول خرید نیست و بیشتر برای دریافت و پرداخت‌های نقدی روزمره، مانند فروش در فروشگاه‌ها و سوپرمارکت‌ها، استفاده می‌شود.
در مقابل، ماهیت حساب تنخواه بیشتر برای پرداخت هزینه‌های جزئی و خریدهای مرتبط با فعالیت‌های شرکت تعریف شده است. تنخواه گردان به فردی داده می‌شود که مستقیماً وظیفه خرید دارد و پرداخت‌ها بر اساس آیین‌نامه داخلی انجام می‌شود.
همچنین، برای صندوق هیچ سقفی تعیین نمی‌شود و هر پرداخت نیازمند تایید مدیران است، در حالی که برای تنخواه، بودجه مشخصی تعریف شده و پس از انجام هزینه‌ها، تایید نهایی صورت می‌گیرد. همین تفاوت‌ها باعث می‌شود مدیریت هر کدام مسیر جداگانه‌ای داشته باشد.
مدیریت تنخواه گردان با کمک نرمافزار حسابداری آساره
مدیریت تنخواه گردان یکی از بخش‌های حساس حسابداری است که دقت بالا و ثبت منظم را می‌طلبد. با استفاده از نرم افزار انبارداری و حسابداری آساره، این فرایند به شکل چشمگیری ساده و هوشمند می‌شود.
شما می‌توانید به‌راحتی برای هر تنخواه‌دار حساب جداگانه تعریف کنید و مبلغ حساب تنخواه را به‌صورت دقیق و مستند وارد سیستم کنید. تمامی پرداخت‌ها و دریافت‌ها، چه نقدی، چه از طریق چک و چه حواله، به سادگی ثبت و در قالب اسناد تنخواه گردان ذخیره می‌شوند.
علاوه بر این، امکان ثبت هزینه‌ها به تفکیک نوع، تاریخ و طرف معامله، کنترل دقیق هزینه‌ها را فراهم می‌کند. در صورت کاهش موجودی تنخواه، فرآیند ترمیم تنخواه گردان تنها با چند کلیک انجام می‌شود و می‌توانید به‌سرعت شارژ تنخواه گردان را انجام دهید و سیستم را آماده پرداخت‌های جدید کنید.
همچنین در پایان دوره، با تهیه گزارش‌های جامع، بستن حساب تنخواه گردان و بازگرداندن مانده وجه به شرکت با شفافیت کامل صورت می‌گیرد. نرم افزار آساره با خودکارسازی تمامی این مراحل، احتمال خطا را کاهش داده و مدیریت تنخواه را به کاری آسان، سریع و دقیق تبدیل می‌کند.
نوشتن دیدگاه